VilacomVida: De múltiplas plataformas para um único ecossistema Google Workspace

Sobre o Cliente

A VilacomVida é uma organização que tem como missão melhorar a qualidade de vida das pessoas através de serviços sociais, projetos comunitários e iniciativas de proximidade. Ao longo dos anos, tem vindo a construir uma reputação sólida de compromisso e impacto positivo junto das comunidades que serve.

A empresa atua no setor dos serviços sociais e comunitários, onde a agilidade, a comunicação e o acesso rápido à informação são essenciais.
O ritmo de trabalho é exigente: equipas no terreno, coordenadores no escritório e múltiplos canais de contacto com parceiros e beneficiários.
A sua dimensão e estrutura exigem ferramentas tecnológicas que garantam eficiência, segurança e colaboração, independentemente do local onde cada pessoa esteja a trabalhar.

O Desafio

Antes da mudança para o Google Workspace, a VilacomVida enfrentava um cenário de fragmentação tecnológica, em que a informação estava dispersa por várias plataformas e sistemas, tornando o dia a dia mais complexo e menos produtivo. Fotografias, documentos e dados estavam armazenados em locais diferentes, dificultando a consulta e a partilha.
Sempre que era necessário encontrar um ficheiro, o processo implicava procurar em várias pastas, dispositivos ou contas, consumindo tempo e aumentando o risco de perda de informação.

Além disso, a mobilidade era limitada. Para colaboradores que precisavam de trabalhar a partir do telemóvel, responder a e-mails, aceder a documentos ou partilhar imagens não era tão simples e rápido quanto deveria ser.

A comunicação interna também apresentava desafios: nem todos os canais estavam integrados, o que criava atrasos e redundância de mensagens. Faltava apenas uma plataforma única e intuitiva que reunisse tudo num só lugar, eliminando a dispersão e simplificando o trabalho diário.

O Objetivo

O objetivo era claro:

• Centralizar toda a informação da organização num único ecossistema digital.
  
• Melhorar a comunicação interna e externa, garantindo fluidez e rapidez.
  
• Dar aos colaboradores mobilidade total, permitindo que trabalhassem de qualquer lugar, com qualquer dispositivo.
  
• Simplificar o acesso a documentos, imagens e e-mails, eliminando a necessidade de alternar entre múltiplas plataformas.
  
• Adotar ferramentas que fossem intuitivas e de fácil aprendizagem, reduzindo a necessidade de longos períodos de adaptação.
  

A VilacomVida queria uma mudança sem atritos e capaz de trazer ganhos imediatos.

A Solução

A resposta chegou através da parceria entre a Google e a Devoteam.
Foi desenhado e implementado um plano de migração de Microsoft 365 para o Google Workspace, envolvendo a transferência e reorganização de aproximadamente 670 GB de dados.

Este processo permitiu que toda a informação antes dispersa passasse a estar disponível num único espaço seguro e acessível a partir de qualquer dispositivo.

Com esta solução, 50 contas de utilizador passaram a ter acesso a:

O projeto contou com um plano de gestão de mudança desenhado pela Devoteam e a Google Cloud, que incluiu formação, apoio contínuo e acompanhamento próximo da equipa da VilacomVida.

A transição foi rápida, com obstáculos pontuais resolvidos de forma eficiente e sem impacto significativo no dia a dia.

A Metodologia

A Devoteam aplicou a metodologia de Gestão da Mudança (framework Change Management) estruturada para garantir o sucesso:

1. Análise de necessidades – Entrevistas e mapeamento de fluxos de trabalho para identificar pontos críticos.
   
2. Planeamento detalhado – Definição de etapas de migração, prazos e responsabilidades, garantindo que nenhuma informação seria perdida.
   
3. Plano de Comunicação: Definição de comunicados estratégicos para comunicar os utilizadores sobre a mudança de plataforma, minimizando qualquer impacto negativo.
   
4. Migração segura – Transferência faseada dos 670 GB de dados e emails, preservando a organização das pastas e ficheiros.
   
5. Configuração de contas e permissões – Garantindo que cada colaborador tinha o nível de acesso adequado.
   
6. Acompanhamento e otimização – Monitorização do uso, resposta a dúvidas e sugestões de melhoria contínua.

O Resultado

Os benefícios foram sentidos de imediato:

• +40% de eficiência na comunicação interna, graças à adoção do Google Chat e à integração com Gmail.
  
• Mobilidade total – qualquer colaborador pode agora aceder a e-mails, documentos e imagens no telemóvel, facilitando o trabalho no terreno.
  
• Centralização completa de 670 GB de dados que antes estavam dispersos, reduzindo em 30% o tempo gasto na procura de informação.
  
• Menos redundâncias e maior segurança na gestão de ficheiros.
  
• Processos mais rápidos para partilha e consulta de imagens na fototeca, melhorando o fluxo de trabalho de equipas que dependem deste conteúdo.
  

Hoje, a VilacomVida tem um ecossistema digital único e totalmente integrado.
A personalização dos e-mails, a agilidade da comunicação por chat e a possibilidade de aceder a tudo em qualquer lugar mudaram radicalmente a forma de trabalhar:

Os colaboradores sentem-se mais conectados, produtivos e preparados para abraçar novas formas de inovação, explorando ainda mais o potencial das ferramentas Google e das soluções da Devoteam e da Google Cloud.